De Outreach Project Tool programmatuur werd ontwikkeld door CSO Lanifex GmbH ter ondersteuning van de communicatie met klanten tijdens projecten. Het heeft zich ontwikkeld tot een hoogst effectief Web gebaseerd samenwerkings systeem, die de interactie tussen consultants en opdrachtgevers sterk verbeterd. Bovendien zijn inmiddels een groot aantal toepassingen ontwikkeld. Het delen van kennis en project informatie tussen verschillende belangengroepen wordt eenvoudig bereikt, zowel met externe partijen als tussen interne teams. Tiempo heeft OPT al in verschillende projecten met succes ingezet en is inmiddels medeontwikkelaar.
Voordelen
OPT biedt een éénduidige plaats voor het vastleggen van alle klantcontacten binnen een project. Iedere gebruiker heeft een eigen gebruikersnaam en wachtwoord, en heeft alleen toegang tot projecten waar hij/zij bij betrokken is. De project status is met één oogopslag te zien, inclusief de opgeslagen documenten, lijst van taken met start en einddata, en een archief van alle project gerelateerde e-mail. Ook tijdregistratie, versturen van nieuwsbrieven en een centrale agenda is mogelijk.
Alle informatie wordt opgeslagen in een MySQL database en het gebruik vereist niets eer dan een standaard Web browser. OPT is geschreven in PHP, en werkt uitstekend op een Apache/Linux omgeving.
Kenmerken
Web toegang
Alle handelingen voor OPT wordt gedaan via de Web interface, hetgeen betekent, dat elke computer met Internet toegang gebruikt kan worden, inclusief Windows, Macintosh or UNIX. De data is opgeslagen in een SQL database, waardoor het ook mogelijk is data zonodig te delen met andere applicaties.
Document Archief
Het document archief maakt het mogelijk om bestanden naar de webserver te uploaden, die dan vervolgens eenvoudig gebruikt kunnen worden door de andere projectleden. Documenten kunnen in hun eigen formaat opgeslagen worden (zoals Word, WordPerfect, Star Office, etc.) maar ook geconverteerd worden naar PDF of HTML. Telkens als een nieuw document wordt toegevoegd krijgt elke project medewerker (inclusief de klant) automatisch een e-mail, waardoor communicatie vereenvoudigd wordt, zelfs als er sprake is van verschillende tijdzones.
E-mail Archief
Het e-mail archief slaat automatisch alle berichten op, waarbij OPT bijvoorbeeld als CC is opgenomen in de verzendlijst. Hierdoor onstaat een uitgebreid archief, dat zowel op datum als op onderwerp doorzocht kan worden. Het terugzoeken van informatie inzake communicatie wordt hierdoor veel eenvoudiger.
Project Taken
Elk project bestaat uit verschillende taken. OPT geeft een compleet overzicht van alle taken, tesamen met de eigenaar, start- en einddata en status. Aan elke taak kan telkens commentaar worden toegevoegd, zodat de voortgang en akties voor ieder inzichtelijk zijn.
Verzoeken (Requests)
Een eenvoudig te gebruiken meldingen systeem, die klanten de mogelijkheid geeft een verzoek in te dienen (zoals wijzigen project taken of bijvoorbeeld opsturen afdruk) en deze verzoeken toe te kennen aan project medewerkers. Deze persoon wordt geinformeerd via e-mail en zal net zolang herinneringen blijven ontvangen als dat het verzoek nog open staat. Telkens als wordt ingelogd, wordt een overzicht gegegevn van openstaande verzoeken.
Niews and Kennis
Het OPT systeem kan ook worden gebruikt voor aankondigingen, die zichtbaar worden bij het inloggen zijn voor all gebruikers of specifieke groepen. Er is ook een kennis database met geÏntegreerde zoekfunctie.
Nieuwsbrief
Vooral bij grotere projecten is comunicatie essentieel. OPT heeft een nieuwsbrief functie, die indien geactiveerd automatisch een verzameling artikelen naar de teamleden zal versturen. Of zodra een ingesteld aantal nieuws artikelen is toegevoegd.
Documenten beheer
Hoewel niet bedoelt als documenten beheer systeem, heeft OPT toch gebruikersvriendelijke en uitgebreide mogelijkheden om documenten op te slaan en terug te zoeken.
Forum discussies
Door het hele systeem kunnen forums gebruikt worden om zowel taken, documenten of verzoeken te bespreken. Ook hier geldt, dat commentaar en opmerkingen centraal worden gearchiveerd, hetgeen van essentieel belang is in projecten.
Agenda's en tijdschrijven
In een centraal systeem worden de planning en besteedde tijd bijgehouden. Er zijn diverse standaard rapportages mogelijk, terwijl speciale wensen ingevuld kunnen worden door een Excel koppeling.
Veiligheid
Alleen geautoriseerde gebruikers krijgen toegang tot de informatie. Autorisatie vindt plaats middels een gebruikersnaam en wachtwoord. De communicatie kan zonodig via SSL plaatsvinden.
Administratie
De beheerder van het systeem kan eenvoudig nieuwe bedrijven toevoegen, en voor elk bedrijf een onbeperkt aantal medewerkers. Voor alle personen is basis contact informatie beschikbaar, zoals naam, e-mail adres en telefoonnummer.
Bekijk OPT in detail! Klik op de afbeeldingen voor een vergroting.
Bezoek ook onze Demo Site en login als een demo gebruiker, manager, klant, consultant, ontwikkelaar of beheerder. Momenteel is alleen een Engelstalige demo beschikbaar.
OPT_start
Eenmaal ingelogd in het systeem is dit de eerste pagina. Hier staat informatie over de laatste activiteiten en onwikkelingen van projecten waarbij de gebruiker betrokken is.
OPT_project
Door naar het Project gedeelte te gaan, kunnen nieuwe projecten worden aangemaakt, bestaande worden bewerkt en detailinformatie bekeken. projecten kunnen ook inactief gemaakt worden zodra deze zijn afgelopen.
OPT_document
In het Project gedeelte kan gekozen worden voor: documenten, e-mail, taken en verzoeken. Documenten gedeelte bevat functies voor het uploaden van documenten voor het gekozen project. Documenten details tonen informatie over de auteur, bestandstype en versienummer.
OPT_doc_detail
Hier een specifiek document. Er kan een nieuwe versie worden toegevoegd, terwijl de historie bewaard wordt. Gebruikers kunnen ook commentaar over het document toevoegen, dat automatisch per mail naar de eigenaar van het document wordt verstuurd.
OPT_task
Elk project is verdeeld in (hoofd-)taken, die kunnen worden toegevoegd, gewijzigd of bekeken. Ook de voortgang kan worden bewaakt.
OPT_request
Verzoeken is een ander gedeelte van OPT. Middels verzoeken kunnen klanten en ontwikkelaars goed met elkaar samenwerken.
OPT_news
In het 'Notes' gedeelte vinden alle bewerkingen plaats voor niewws, nieuwsbrieven en de Knowledge base voor de projecten.
OPT_meeting
Creëer een eigen on-line agenda voor vergaderingen en voeg het verslag later toe. Dit zorgt voor een centrale en gestructureerde opslag van de inspanningen en biedt tegelijkertijd een uitstekend communicatie plan.
